Ako na to?

1. Zadefinuj cieľ a cieľovú skupinu

Pred tým, ako sa pustíš do vymýšľania veľkolepého programu polož si základnú otázku - prečo chceš zorganizovať event a pre koho má byť určený. Bez týchto dvoch kľúčových elementov len ťažko docieliš efektívnosť podujatia a zbytočne premárniš svoj čas. Inak sa totiž plánujú podujatia pre študentov či mladých ľudí, inak pre úradníkov alebo dlhoročných aktivistov. Len vďaka dôslednému definovaniu svojej cieľovej skupiny (vrátane počtu ľudí, ktorých chceš na event pritiahnuť) sa ti následne podarí vybrať vhodný formát podujatia, či nástroje na oslovenie potenciálneho publika. Extra hodnotu z eventu vyťažíš vtedy, pokiaľ sa vedome sústredíš na konverziu. Je skvelé, ak pomocou diskusie vzbudíš v ľuďoch záujem o tému, nad ktorou ešte nikdy predtým nerozmýšľali, ale ešte lepšie je, ak s nimi dokážeš ostať v kontakte, máš ich v mailing liste. Len v takom prípade ich môžeš v budúcnosti informovať o novinkách, prípade poprosiť o pomoc s prípravou ďalšieho eventu. Pri každom organizovaní premýšľaj preto dopredu, akým ďalším spôsobom sa môžu návštevníci zapojiť a ako s nimi ostať v ďalšom kontakte.

2. Premysli čo najzaujímavejší formát

Je jasné, že obyvateľov klubu dôchodcov nepozveš na protikorupčný metalový koncert, rovnako ako žiakov prvých ročníkov strednej školy zrejme neosloví politologická diskusia. Preto sa po zadefinovaní cieľovej skupiny snaž čo najviac vžiť do jej kože a určite prídeš na spôsob, ako tebou vybranú oblasť protikorupčného boja uchopiť tak, aby publikum celý čas len nezívalo. Dajme tomu, že je tvojím cieľom pritiahnuť pozornosť vysokoškolákov k otázkam férovosti. Dá sa vôbec takáto téma odkomunikovať prostredníctvom niečoho, čo je im blízke? Napríklad cez šport? Určite áno. Debata s obľúbenými športovcami na tému fair-play alebo futbalový zápas bez pravidiel (práve na demonštráciu ich dôležitosti) sú len dva príklady z mora možností. Ďalšie z nich môžu byť:
  • diskusia s bojovníkmi s korupciou, či známymi osobnosťami, ktoré sú zárukou spravodlivosti a férovosti
  • protikorupčný koncert
  • stand-up comedy
  • divadlo
  • (multižánrový) festival
  • čítačka z kníh o korupcii, spravodlivosti a férovosti
  • filmový večer
  • vzdelávací workshop, kvíz
  • konferencia odborníkov z oblastí boja proti korupcie
  • TEDx
  • protest, demonštrácia pred vybranou štátnou inštitúciou
  • happening na verejnom priestranstve (napr. pietna akcia - spomienka na slušnosť)
  • športové podujatie (protikorupčný maratón, zápas za férovosť)
  • kombinácia viacerých vymenovaných
Určite nepodceň názov podujatia, dátum, priestory ako i predbežný program či hostí, aby si mal dostatok času na plánovanie. Názov, najlepšie spolu i so sloganom, by mali na prvé počutie zaujať verejnosť. Názov by mal byť preto ľahko vysloviteľný, výstižný a zapamätateľný. Slogan zachytávajúci podstatu eventu by mal taktiež znieť dostatočne úderne. Pri priestore treba myslieť na nasledovné veci:
  • poloha (dokáže sa na miesto eventu tvoja cieľová skupina ľahko dopraviť?)
  • kapacita (nie je tebou vybraný priestor primalý alebo zbytočne veľký?)
  • vybavenosť (sú v priestoroch podujatia k dispozícii veci, ktoré budeš potrebovať, ako napr. pódium, technika, elektrina, prevádzka s občerstvením?)
  • logistika (budeš tam vedieť dopraviť veci, ktoré potrebuješ - nevybral si si siedme poschodie bez výťahu?)
  • akustika (budú sa v priestore ľudia počuť, bude počuť kapelu či diskutujúcich?)
  • popularita medzi tvojou cieľovou skupinou (ak je tvoja cieľovka už zvyknutá stretávať sa na danom mieste, ušetríš si časť nervov pri promovaní podujatia)
  • cena (vždy si vopred dohodni presné podmienky)
  • originalita (netradične zvolené miesto môže byť samo o sebe magnetom pre ľudí)
  • atmosféra (v konečnom dôsledku je najdôležitejšie to, aby sa na tebou určenom mieste ľudia dobre cítili)
Nájdi si termín, kedy nebudeš musieť súťažiť o pozornosť svojej cieľovej skupiny. Pozor na školské prázdniny či predĺžené víkendy, počas ktorých všetci utekajú z miest, ako aj na iné verejné podujatia akými sú festivaly, jarmoky, maratóny, či koncerty veľkých hviezd, ktoré by pre tvoje podujatie mohli predstavovať konkurenciu. Plán programu a zoznam vystupujúcich hostí sa môže ešte postupne dolaďovať, je však dôležité mať základnú predstavu o dramaturgii, ktorú budeš môcť komunikovať pri oslovovaní hostí, sponzorov a partnerov.

3. Zisti, koľko bude event stáť

Keď už máš premyslené čo, kde a ako, skús odhadnúť náklady. V závislosti od typu podujatia budeš pravdepodobne musieť zvážiť niektoré z nasledovných položiek:
  • prenájom (priestory, technika, zariadenie)
  • služby (zvukár, osvetľovač, produkčný, SBSka, zdravotná služba)
  • účinkujúci a tím (honoráre, ubytovanie, strava, doprava)
  • komunikácia (grafika, web, FB reklama, plagáty, letáky, fotograf, videozáznam, streaming)
  • propagačné predmety (odznaky, letáky, tričká pre dobrovoľníkov, tlačené programy, perá a pod.)
  • poplatky - autorské odmeny SOZA, licenčné poplatky za premietanie, prenájom verejného priestranstva od mesta, a pod.
Nezabúdaj, že mnohé z uvedených položiek sa môžeš pokúsiť získať pre svoj účel pro bono alebo za zníženú cenu. Ďalšia z možností je vyberať na podujatie vstupné, ktoré by ti mohlo vrátiť časť nákladov. Nadácia Zastavme korupciu taktiež členom a členkám OZ Zastavme korupciu dáva možnosť uchádzať sa o granty. Mnoho ľudí rado podporí dobrú vec, o to skôr, pokiaľ je to iniciatíva mladých aktívnych ľudí. Určite preto oslov potenciálnych sponzorov a okrem nadačného grantu preskúmaj aj možnosti získania iných grantov.

4. Zostav si tím

Za každým dobrým eventom stojí tím ľudí, ktorí v prvom rade veria jeho myšlienke. Všeobecne spadajú úlohy pri príprave podujatí do troch kategórií:
  1. obsah
  2. logistika
  3. komunikácia a marketing
Každý event tiež potrebuje projekový a finančný plán. Keďže je zrejmé, že ide o veľmi odlišné oblasti, je dobré dať dokopy ľudí s rôznymi skúsenosťami. Zostavte si časový harmonogram s „To do list“-om, ktorý vám pomôže jasne vidieť, čo a kedy treba urobiť. Určite nepodceňujte termíny a pravidelne sa navzájom informujte, kde sa v rámci časového harmonogramu nachádzate. Prioritou bude včas získať vybrané priestory, osloviť hostí, partnerov a sponzorov. Ako tím sa taktiež nezabudnite sústrediť na rozdelenie úloh počas samotného podujatia.

5. Propaguj podujatie

Jeden z najdôležitejších predpokladov úspechu je včasná a dostatočne pokrytá propagácia. Pochopiteľne nezabudni využiť sociálne siete, ktoré sú skvelým bezplatným propagačným prostriedkom, kde vytvoríš event, ktorý môžeš následne zdieľať v rôznych tematicky vhodných skupinách. Určite spropaguj svoj event aj v priestoroch, v ktorých sa bude uskutočňovať formou umiestnenia pútavého plagátu. Taktiež sa pokús vytipovať si miesta, v ktorých sa často nachádza tvoja cieľová skupina (napr. škola, obľúbené podniky, spriatelené kníhkupectvá). Oslov aj neziskové organizácie, ktoré sa venujú podobnej problematike. Nezabudni na lokálne médiá - miestne noviny či televíziu a pokiaľ je tvoj event naozaj veľký, využi možnosť tlačovej správy, ktorú zašleš väčším slovenským médiám. Porozmýšľaj nad možnosťou využitia fotografa či streaming podujatia. Podujatie môžeš zároveň využiť na samotné spropagovanie neziskovej organizácie, pod hlavičkou ktorej sa bude organizovať. Neboj sa na svoj event pozvať zástupcov médií a blogerov. Ďalším plusom môže byť vymyslenie zaujímavého hashtagu, cez ktorý sa ti podarí event ešte lepšie spropagovať a môžu ho využiť i jeho návštevníci v rámci zdieľania fotografií.

6. Priprav si plán B a zabezpeč hladký priebeh

Priprav sa so svojim tímom na možnosť, že nie všetko pôjde tak, ako ste si naplánovali. Prejdite si preto svoj eventový scenár krok po kroku a rozmýšľajte nad tým, čo by sa mohlo stať. Následne si spíšte možné riziká a vymyslite k nim alternatívy. Najčastejšie situácie, ktoré môžu organizátorov nepríjemne zaskočiť sú napr. neočakávane veľké alebo naopak malé množstvo účastníkov, jeden z tvojich hostí môže ochorieť či meškať, zlyhá technika alebo sa pokazí počasie. Tieto ako i ďalšie veci síce neovplyvníš, ale môžeš sa na ne dopredu pripraviť. Samozrejmým by malo byť vyskúšanie potrebnej techniky tesne pred eventom. Pravdepodobne sa budeš cítiť pokojnejšie, pokiaľ si priamo na event prizveš ďalších dobrovoľníkov, ktorí nemusia mať od začiatku priamo zadelenú úlohu, ale môžu byť k dispozícii v prípade, že by bolo treba niečo urgentné riešiť.

7. Nezabudni na spätnú väzbu a poďakovania

Pozorne vnímaj reakcie publika. Bol čas podujatia vhodne stanovený a vyhovoval účastníkom tebou vybraný deň v týždni? Boli spokojní s výberom priestorov, hostí, či dĺžkou programu? Všimol si si počas podujatia, že niečo chýba, má nečakaný úspech, alebo malo byť jednoducho inak? Všetky tieto dojmy si zapíš a krátko po skončení eventu si dohodni stretnutie so svojim realizačným tímom, ako i dobrovoľníkmi, ktorí mohli reakcie publika sledovať pozornejšie, ako ty a tvoj tím zaneprázdnení priebehom podujatia. Zisti si počet návštevníkov, alebo počet predaných lístkov. Rozprávajte sa s tímom, pri ktorých oblastiach ste sa stretli s problémami, a čo šlo naopak hladko. Túto spätnú väzbu vo forme pozitív i negatív si zapíš, aby si ju mohol využiť pri plánovaní ďalších podobných podujatí. Po evente nezabudni poďakovať všetkým zúčastneným, predovšetkým partnerom, ktorý ho podporili.

Ďalšie tipy a triky

➤ Zisti všetky povinné poplatky a povolenia. Každé mesto určuje podmienky využívania verejných priestorov. Niektoré typy priestorov alebo podujatí vyžadujú prítomnosť lekárskej služby, alebo ochranky. Pokiaľ chceš robiť na podujatí finančnú zbierku, alebo inú zárobkovú činnosť, musíš disponovať potrebnými povoleniami. Taktiež bez súhlasu nie je dovolené púšťať videá, filmy či hudbu.

➤ Pozvi na event zaujímavého hosťa. Nech už budeš robiť športové podujatie, divadelný workshop či konferenciu, v každej oblasti sa nájde výnimočná a obľúbená osobnosť, ktorá ti pomôže nahnať viac návštevníkov. Takíto ľudia si často uvedomujú mieru svojho vplyvu na verejnú mienku, neboj sa ich preto osloviť s prosbou o spoluprácu.

➤ Tipy na knihy či filmy? Pokiaľ bude súčasťou tvojho eventu čítačka, požiadaj o spoluprácu známe osobnosti, ktoré budú predčítať. Môžeš si vybrať úryvky z diel ako Zločin a trest od Dostojevskeho, Elementárne častice od Houellebecqa alebo Vagovičovu knihu Vlastnou hlavou či monografiu Korupcia. Počas filmového večera zas môžeš okrem filmov o korupcii premietať aj kratšie videá, napr. satiru Satinského a Lasicu či seriál Áno, pán minister.

Dobré príklady z praxe

Absolventi nášho letného kempu uskutočnili viacero zaujímavých verejných podujatí. Stredoškoláci v Banskej Bystrici napr. zorganizovali talkshow Mňa si nekúpiš, kde vystúpili známe osobnosti z protikorupčného prostredia. V Žiline a Martine zas ďalšie absolventky zorganizovali multižánrové podujatie v centre mesta v podobe interaktívnych diskusií, speakers corner a koncertu. Iným pozitívnym príkladom je úspešné zorganizovanie TEDxYouth konferencií v Bratislave a Banskej Bystrici, na ktorom sa taktiež podieľali nadšení mladí ľudia.